Bon! La semaine dernière, nous avons appris comment bien configurer un logiciel de courrier électronique. Nous allons voir cette semaine les rudiments de l’envoi et de la réception du courrier électronique. J’entends déjà les cris d’impatience : on sait comment! On veut apprendre autre chose! Je reçois environ 30 à 50 messages par jour et plus de la moitié est composée de messages mal rédigés. Croyez-moi, ça vaut la peine de prendre 10 minutes et de lire cette chronique.

La réception du courriel

Si vous recevez une dizaine de messages ou moins par jour, vous pouvez vous en tirer à bon compte et lire tout votre courrier sur le champ. Cependant, lorsque les messages fusent de partout, il vous faut une méthode! Voici quelques trucs.

Multiplier les boîtes de courrier :	Il est possible, avec presque tous les logiciels de courriel, de créer de nouvelles boîtes de courrier, en plus de la fameuse Inbox (Boîte de réception). Par exemple, vous pouvez créer une boîte Clients, une autre Fournisseurs et une dernière Michel Dumais. Avec plusieurs boîtes, il vous est désormais possible de séparer vos courriels et de les lire selon l’importance que vous accordez à chaque type.
Utilisez des filtres :	Ha! Les filtres! Que faire sans eux? Malheureusement, ce ne sont pas tous les logiciels qui les permettent. Eudora Light le fait et MS Outlook nécessite le module Rules. Un filtre, c’est une routine qui gère automatiquement la séparation des messages dans des boîtes de courriers. Les filtres peuvent aussi changer le statut d’un message, l’effacer, le mettre en évidence, etc. Par exemple, on peut demander que tous les messages qui ont comme expéditeur dumais@cowboys.com d’être jetés à la poubelle.
Mettre un message en évidence :	Certains logiciels vous permettent de surligner un message (comme on fait dans les livres!) pour le mettre en évidence. On peut aussi attribuer une priorité à un message pour le lire plus tard ou immédiatement.

Comprendre la boîte de réception (Inbox)

Plusieurs informations nous sont fournies par la boîte de réception. Voyons les ensemble en prenant par exemple la boîte de réception de Eudora :

1- Les tris :	Cette ligne vous indique les tris possibles pour vos messages. En cliquant sur l’onglet Date, vous classerez les messages en ordre chronologique croissant ou décroissant; en cliquant sur l’onglet Who, vous les classerez selon l’expéditeur. Voici maintenant la signification de chaque onglet : S : Status (état du message : lu ou non-lu) P : Priority (la priorité accordée au message) A : Attachment (indicateur de fichier joint) Who : L’expéditeur du message Date : La date de l’envoi du message K : Le nombre de Kilo-octets occupés par le message Subject : Le sujet (l’objet) du message
2- Fichier joint :	Ceci indique qu’un fichier a été joint au message
3- Message surligné :	Ce message a été mis en évidence pour le repérer (version PRO)
4- Basse priorité	La petite flèche par en bas indique un message de basse priorité
5- Très haute priorité	Les deux flèches par en haut indiquent une extrême priorité
6- État du message :	Le point noir indique que le message n’a pas été lu; l’absence de point indique qu’il a été lu; un R indique qu’on lui a répondu et un F ou un D indique qu’il a été redirigé vers un autre destinataire.

Envoyer un message

Prendre contact avec une personne par courriel nécessite quelques règles de base qui sont les mêmes que celles du courrier régulier. Il faut d’abord s’identifier, ensuite indiquer le but de notre missive et enfin écrire ce que l’on a à dire. Pour que le destinataire reçoive votre envoi, vous devez aussi connaître son adresse! Ainsi, lorsque vous composez un message, il faut habituellement répondre aux questions du logiciel qui sont, dans l’ordre :

To :	à qui s’adresse le message; on veut une réponse du type dumais@cowboys.com
Subject :	quel est le sujet de votre message, comme par exemple : J’aurai ta peau!
C.C. :	Copie conforme. Vous pouvez inscrire ici une autre adresse de courriel qui recevra le même message en copie conforme.
B.C.C. :	Blind Carbon Copy. Littéralement, copie conforme aveugle ou invisible. Vous permet d’inscrire une autre adresse de destinataire, sans que les différents destinataires sachent que le message est envoyé à plus d’une personne.
Body :	Le corps du message. Écrivez tout ce que vous voulez! Vous pouvez signer votre message, mais sachez que si vous omettez de le faire, le destinataire pourra vous identifier par le champs Sender (expéditeur) de son propre logiciel de courriel, si vous avez bien suivi mes instructions de la semaine dernière…

Répondre à un message

Répondre à un message suit les mêmes principes qu’envoyer un nouveau message, sauf que le destinataire est déjà connu et que le sujet est normalement le même que celui du message d’origine (quoique vous pouvez le modifier). Pour répondre à un message, il n’est pas nécessaire de créer un nouveau message, il suffit de choisir l’option répondre (reply). Il existe certaine règles non-officielles qui, lorsqu’elles sont appliquées, font le bonheur de votre interlocuteur.

• Commencez le message par un mot de salutation et/ou de présentation. Ce mot doit précéder la citation du message d’origine.

• Citer le message original. Presque tous les logiciels de courriel cite le message d’origine. Les lignes de citation sont précédées par le signe > Cependant, il n’est pas toujours nécessaire de citer l’ensemble du message; vous pouvez ainsi couper les passages auquels vous ne répondez pas ou qui ne nécessitent pas de réponse, comme par exemple les formules de politesse ou les post-scriptum. Quand vous répondez à des questions précises contenues dans le message d’origine, commencez par citer la question, passez une ligne et écrivez votre réponse, ainsi de suite. La citation permet à votre interlocuteur de se souvenir de son message d’origine : imaginez quelqu’un qui envoie 18 messages différent et qui reçoit une réponse disant Oui je le veux… Ça peut être embarassant s’il ne se souvient pas de sa question!

Détourner un message vers un autre destinataire

Une fonction très populaire du courriel est de pouvoir rediriger un message vers un autre destinataire. Ceci est très pratique en entreprise lorsque vous recevez un message qui s’adresse plutôt à un autre département ou une autre personne ressource. Il y a deux façons de faire ceci. L’une est universelle à tous les logiciels, l’autre est permise dans certains logiciels seulement, comme c’est le cas pour Eudora.

Forward :	Envoyer vers une autre personne. Le message original est envoyé à un tiers, mais vous devenez l’expéditeur. Ainsi, si le nouveau destinataire réplique (Reply) à ce message, c’est vous qui recevrez la réponse, et non l’expéditeur du message d’origine.
Redirect :	Rediriger le message vers un tiers. Même principe que le Forward, mais avec l’utilité immense que l’expéditeur reste le même que celui du message d’origine. Cruellement absent de MS Outlook…

La semaine prochaine, on termine avec des fonctions plus avancées et encore des trucs pour accélérer certaines procédure, comme les signatures automatiques. Si vous avez des questions auquelles vous aimeriez que je réponde, écrivez-moi et je tenterai de le faire dans ma prochaine chronique.

Chrystian Guy
NETgraphe inc.