Cette semaine, nous terminons avec le courrier électronique avec un troisième volet sur les options avancées. Des petits trucs pratiques pour sauver bien du temps!

Certains s’en servent pour l’aspect pratique, d’autres pour faire valoir leur côté créatif. Une chose est certaine, c’est qu’une signature automatique est un raccourci très utile. Il s’agit de quelques lignes de textes qui s’insèrent automatiquement à la fin de chacun de vos courriel, comme ici:

Il s’agit d’un fichier texte que vous pouvez éditer, mais si vous utilisez Eudora, vous pouvez y accéder par : Tools, Signatures, Standard… Une fenêtre s’ouvre et vous pouvez composer votre signature comme bon vous semble. Vous avez également la possibilité de créer une deuxième signature, Alternate. Ainsi, il vous sera possible de « signer » pour le bureau et personnellement, selon le destinataire du message. Pour choisir la signature, il faut la sélectionner dans la barre de menu d’un nouveau message, où il est écrit STANDARD par défaut. Sachez qu’une signature trop longue peut alourdir vos messages et déplaire à vos correspondants; limitez-vous aux informations essentielles et tâchez de tout dire en moins de 7 lignes de texte.

Une fonction intéressante du courriel est de pouvoir attacher des documents aux messages. Ainsi, il est possible d’envoyer un chiffrier, une image, etc. par courrier. Pour ce faire, il vous suffit de créer un nouveau message, d’indiquer le destinataire et tous les autres détails, comme nous l’avons vu ensemble la semaine dernière et de sélectionner un ou plusieurs fichiers à attacher au message. Dans Eudora, la procédure d’attache est la suivante : menu Message, Attach File… Une fenêtre de sélection de fichier apparaît : vous devez sélectionner le fichier que vous voulez envoyer. Naviguez dans vos répertoires, jusqu’au fichier voulu et cliquez sur OPEN (OK). Un petit détail : il n’est pas possible de sélectionner plus d’un fichier à la fois par cette méthode; vous devez la répéter plusieurs fois, dans le même message. Un raccourci? Utilisez la fonction Glisser-Déplacer. À partir de votre Explorateur de fichiers, sélectionnez tous les fichiers à attacher et glissez-les vers la fenêtre de message de Eudora, relâchez et tous les fichiers sont maintenant attachés à votre message. Magique! Attention, ne bombardez pas vos correspondants avec des fichiers de plusieurs Mo… ça risque d’être long à télécharger.

Le carnet d’adresses est une fonctionnalité que l’on retrouve dans la plupart des logiciels de courriel. Il s’agit d’une banque de contacts, de destinataires qu’il vous est possible de créer et d’utiliser pour vos envois. Plutôt que de réécrire à chaque fois une adresse que vous utilisez souvent, comme par exemple : cguy@netgraphe.qc.ca il vous est possible de créer une entrée qui, une fois sélectionnée, entrera automatiquement cette adresse dans le champ Destinataire. Ainsi, vous n’avez pas à mémoriser toutes les adresses de vos correspondants. Dans Eudora, c’est dans Tools, Address Book…

Cliquez sur New, donnez un nom à cette entrée (Chrystian Guy), sélectionnez « Put it in the recipient list » pour qu’il vous soit accessible facilement, cliquez sur OK. Une autre fenêtre vous demande d’inscrire l’adresse de courriel de ce destinataire : inscrivez cguy@netgraphe.qc.ca Fermez le carnet et sauvegardez les changements. Pour envoyer un message à cet illustre destinataire, passez maintenant par :

Message, New Message To :, Chrystian Guy. Voilà!

Attention, ce n’est pas New Message, mais bien New Message To :

Pour envoyer un même message à plusieurs destinataires, vous pouvez utiliser la fonction C.C. (copie conforme) que nous avons vu la semaine dernière. Mais dans Eudora, il est possible de créer une entrée au Carnet d’adresses qui contient tous les destinataires. Il vous sera ensuite possible d’envoyer d’autres messages à ce même groupe de destinataires; pratique pour les groupes de travail! Dans le carnet, ajoutez une entrée, par exemple Groupe A et inscrivez toutes les adresses sur des lignes différentes dans la fenêtres Address(es). Notez que vos destinataires sauront à qui (tous) le message a été envoyé…

La semaine dernière, nous avons brièvement parlé des filtres. Voici comment créer un filtre type dans Eudora.

Dans le menu Tools, Filters… une fenêtre de filtres apparaît. Cliquez sur New (en bas de la fenêtre).

Pour créer un filtre type, remplissez les champs de la façon suivante :

Ce filtre trouvera tous les messages intrants qui contiennent le mot « dumais » dans le champ From et les transfère automatiquement vers la boîte Trash (effacement). Fermez la fenêtre et enregistrez les modifications. Pour supprimer ce faux-filtre ;-), réactivez la fenêtre Filters et appuyez sur Remove, au bas de la fenêtre.

Il est possible, dans plusieurs logiciels de courriel, de simplement double-cliquer sur un hyperlien (une adresse web) contenu dans un message pour activer automatiquement votre navigateur et charger la page en question. Pour insérer ce type d’hyperlien, vous n’avez qu’à écrire l’adresse en question en ajoutant le protocole voulu, comme par exemple http:// Ainsi, pour pointer directement sur votre site, n’écrivez pas seulement www.netgraphe.qc.ca, mais plutôt http://www.netgraphe.qc.ca

Certains logiciels de courriel vous permettent d’insérer des images directement dans votre message ou encore de faire des mises en forme du texte, comme des caractères gras, des italiques, etc, etc… Je ne recommande pas ce genre de mises en forme car votre message risque d’être incompatible avec le logiciel de votre destinataire. Ce dernier recevra un tas de « fritures » électroniques et sera très certainement mécontent. Cependant, si vous travaillez en Intranet et que tous vos collègues emploient les mêmes logiciels, laissez-vous aller!

Vous voilà fin prêt à utiliser efficacement le courriel. Je garde le suspense sur le thème de ma prochaine chronique… C’est un rendez-vous!